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RESULTADOS DE SIMULAÇÕES - 10 LIÇÕES PARA O ACIONAMENTO DOS PLANOS

A Witt O'Brien's possui uma vasta experiência na gestão de simulações, que incluem testes e exercícios, em nossas instalações ou na de clientes. Um teste ou exercício sempre ensina algo novo à organização e, em particular, ensina lições úteis sobre como Planos de Continuidade de Negócios (PCN) são acionados.

Embora cada organização possua suas características específicas, apresentamos as 10 Lições mais importantes para acionamento de um PCN, que aprendemos em diversos trabalhos desenvolvidos para diferentes clientes, por mais de 25 anos.

  1. Acione o mais breve possível. Nos exercícios que coordenamos, as organizações geralmente ficam focadas na resposta inicial ao incidente, especialmente na segurança e bem-estar das pessoas, esquecendo de avaliar a continuidade do negócio. Além disso, geralmente é mais fácil e eficiente manter pessoas responsáveis pelo PCN de prontidão durante a resposta ao incidente do que acioná-las em um momento futuro, com a possibilidade de ser tarde demais. Como regra geral, recomendamos o acionamento dos planos de continuidade de negócios o mais breve possível.
  2. Não subestime os prazos para notificação. Se você utiliza a notificação boca-a-boca com os colegas na hora do incidente, isso pode acabar levando muito mais tempo do que esperado. Se você tem uma equipe de 10 pessoas e precisa entrar em contato com cada uma por telefone, você vai ter sorte se conseguir falar com todos em 30 minutos. Pratique a notificação através de testes regulares de chamada em cascata. Registre quanto tempo isso leva e considere isso em seus planos.
  3. Não subestime os tempos para a movimentação de pessoas. Se os seus planos contemplam a relocação de pessoas, entre diferentes localidades, preveja e planeje prazos consistentes no seu plano. Seu pessoal sabe como chegar ao destino? O meio de transporte já foi definido (será fornecido pela empresa)? Esta movimentação vai aumentar a jornada de trabalho e isso acarreta custo adicional de salário? Pratique a relocação, registre os tempos e atualize os seus planos.
  4. Considere a logística de relocação da equipe. Por exemplo:
    • Se você está em uma região de invernos frios, verifique há disponibilidade de agasalhos suficientes para seu pessoal. Se for uma região de alta temperatura, verifique a existência de ambiente refrigerado e fornecimento de água, dentre outros itens.
    • Distribuir uma refeição embalada durante um exercício não representa um teste da capacidade ou competência de logística de alimentação, no local de trabalho designado para recuperação.
    • Considere ter sua própria recepcionista ou agente de segurança para "receber e permitir" no local de trabalho designado para recuperação. Isto proporcionará um rosto familiar para a equipe, em um ambiente desconhecido. Envolva esses funcionários nos exercícios.
  5. Ao falarmos sobre tempos de recuperação em tecnologia, seja pessimista. É fundamental testar a rápida recuperação de seus componentes de tecnologia (informática, telefonia, etc.) o mais breve possível. Realize o seu teste de recuperação inculindo diferentes e “piores cenários”. Por exemplo quanto tempo levaria a recuperação em um fim de semana, ao invés de ser durante a semana? Quanto tempo poderia levar, se o seu especialista no servidor está longe, de férias?
  6. Não se esqueça dos seus fornecedores e suprimentos. Os melhores e mais testados planos de continuidade de negócios no mundo podem ficar seriamente comprometidos, se você não envolver seus fornecedores e prestadores de serviços. Considere o envolvimento deles no seu teste, exercitando a participação. Partilhe a sua estratégia de continuidade com eles. Verifique a existência de planos de continuidade de negócios e de programa de testes com seus fornecedores, para ter a garantia de que eles podem continuar a fornecer os bens, ou serviços, que você precisa.
  7. Atualize a o Plano de Contiuidade de Negócios para refletir as "lições aprendidas". Seus planos e procedimentos de acionamento ficarão cada vez melhores, se as lições aprendidas a partir de testes e exercícios forem incorporados efetivamente ao seu programa de continuidade de negócios. Havendo inclusão de mudanças, exercite essas alterações no próximo teste.
  8. Pratique tudo, envolvendo todos, e...
  9. Pratique muitas vezes.
  10. Mantenha atualizado. A realização de testes regulares de todas as partes dos seus planos de continuidade de negócios é fundamental e precisa cobrir tudo e todos em sua organização. No entanto, se os componentes de seu teste e programa de exercícios são os mesmos, todos os anos, os participantes vão começar a apresentar motivos para não participar da próxima sessão. Mantenha o envolvimento, certificando-se que seu programa de testes e exercícios é pertinente, desafiador, interessante e divertido.

A Witt O'Brien's Brasil pode ajudá-lo com isso.

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